Использовать на выбор(или в комбинации): входные настройки шаблона, базу данных, таблицы.
Последнее видится самым логичным для данной задачи. Не забыть про 2 колонки: cтатус занятости и дата/время обновления конкретной строки, для последующей выборки.
Либо по аналогии с текстовым файлом, брать...